【脱・ハンコ/メール】FormsとPower Automateで承認ワークフローを爆速で自動化する方法

「備品購入や休暇の申請、いまだにメールや紙でやり取りしていませんか？」

「承認待ちのメールが埋もれてしまったり、どこまで話が進んでいるか分からなくなったり……」

そんな悩みは、今日で終わりにしましょう。Microsoft 365の標準機能だけで作れる「爆速・承認システム」なら、追加コストゼロで業務をスマートに変えられます。

今回は、Microsoft FormsとPower Automateを連携させた、最もシンプルで効果的な「承認システム」の構築方法を解説します。

その「承認待ち」、人件費の無駄になっていませんか？

紙の伝票やメールでの申請には、目に見えない「待機コスト」が大量に発生しています。

これらはすべて、会社の意思決定スピードを奪い、従業員のモチベーションを下げる要因です。

スマホ一つで、どこからでも「1秒承認」

この仕組みを導入すれば、申請・承認の形が劇的に変わります。

Power Automate 承認フロー作成の4ステップ

使うのは、アンケート感覚で作れる「Forms」と、「Power Automate」の2つだけです。

【STEP 1】準備：Formsで申請フォームを作る

まずはhttps://forms.office.com/にログインし、入力の入り口となるフォームを作成します。

• 操作： Formsで「備品購入申請」などを新規作成。
• 項目例： 申請者名、品名、金額、理由

誰でも迷わず入力できるよう、項目は必要最低限にするのが成功のコツです。

【STEP 2】トリガー：Formsに回答が届いたらスタート

1. Power Automateで [自動化したクラウドフロー] をクリックします。

2. 自動化したクラウドフローを構築する

① フロー名：任意の名前
②トリガー：新しい応答が送信されるとき
③ 「作成」をクリック

3.トリガーに [新しい応答が送信されるとき] を選択し、作成したフォームIDを指定します。

4. 直後に [応答の詳細を取得する] アクションを追加します。

• 応答 ID： 動的コンテンツから「応答ID」を選択。

【STEP 3】日時の変換（日本時間への調整）

システム上の時間は標準時（UTC）のため、日本時間に直す設定を挟みます。

[変数を初期化する] を追加します。

① 名前： 申請日時
② タイプ： 文字列
③ 値（式）： 以下を式として入力

convertTimeZone(utcNow(), 'UTC', 'Tokyo Standard Time', 'yyyy-MM-dd HH:mm')

【STEP 4】承認アクションと条件分岐

1. [開始して承認を待機する] を追加します。

① 承認の種類： 「最初に応答する（承認/否認）」
② タイトル： 備品購入申請（[品名]） ※動的コンテンツを活用
③ 担当者： 承認者のメールアドレス

2. [条件] アクションを追加し、結果を判定します。

① 左辺： 承認アクションの「結果」 ※動的コンテンツを活用
② 条件： 等しい
③ 右辺： Approve

3. [はい（承認時）] / [いいえ（拒否時）] のそれぞれに [チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する] を配置し、結果をTeamsで通知するように設定します。

【STEP 5】テスト実行と動作確認

フローを作成したら、動作チェックをしましょう。

Teamsの指定したチャネルに承認フローの結果が届いていれば成功です！

テスト結果

（※2026年3月12日動作確認済み）

1. Teams承認フローのチェック
※承認フローはメールにも自動送付されます。

2. Teams承認結果のチェック

【重要】フロー保存時に表示される警告について

Power Automateで初めて「承認」アクションを使う際に必ずと言っていいほど遭遇するこの警告、初めて見ると「壊れているのでは？」と不安になりますよね。

表示される警告メッセージ

フローを保存した際に以下のエラーが表示されても、動作に影響はありません。テストを実行することで、エラーが解消されるため、テストを行ってください。

この環境に対して Power Automate 承認をまだ構成していない可能性があります。 この環境に対して Microsoft Dataverse データベースがプロビジョニングされていません。

Power Automate フローチェッカー

警告画面

なぜこの警告が出るのか？

この環境で「承認機能」がまだ一度も使われていないため、裏側のデータベース（Dataverse）の準備が完了していないことを示しています。

さらに実務を効率化したい方へ

今回ご紹介したフローは「承認して終わり」の基本形ですが、実務ではさらに「自動で記録を残したい」といったニーズが出てきます。

当サイト「arum」では、以下の機能を盛り込んだ【実務特化型・即戦力テンプレート】を制作・公開しています。

「自分の手で1から組む時間を節約し、明日から現場へ導入したい」という方は、ぜひ以下のテンプレート配布ページをチェックしてみてください。